Gastos de representación: ¿Cómo justificar su deducibilidad?

Es muy habitual que una reunión de trabajo derive en una comida o cena en deferencia al cliente, proveedor o colaborador y esto supone un gasto | Cedida Inter asesoría

Estamos en una época en la que la transformación digital se está imponiendo a una velocidad vertiginosa en todos los aspectos de nuestra vida, tanto personal como profesional, en la que todos los procesos y procedimientos se están automatizando y digitalizando. Pero a pesar de esto hay ciertos aspectos que requieren de trato personal al conllevar cierto matiz social y en los que la tecnología no funciona como sustituta.


En el ámbito empresarial uno de esos casos y al que dedicaremos esta publicación es la atención a clientes, proveedores o cualquier colaborador de una empresa, lo cual comporta un gasto para la misma: los famosos gastos de representación.


Es muy habitual que una reunión de trabajo derive en una comida o cena en deferencia al cliente, proveedor o colaborador y esto supone un gasto; gasto que tiene carácter empresarial dado que su finalidad es el desarrollo o mejora de la actividad económica.

Hasta aquí todos de acuerdo, ¿pero qué ocurre a ojos de la Agencia Tributaria? Pues llegados a este punto tenemos que reconocer que estamos ante uno de los puntos que mayor controversia genera con la Administración Tributaria, la deducibilidad de los gastos de representación, tanto si hablamos de IVA, de IRPF o de Impuesto de Sociedades.


Como cualquier gasto, para su correcta deducibilidad, debe ser un gasto efectuado para el desarrollo de la actividad empresarial, y aquí, el problema radica en la dificultad de justificación.


¿Qué podemos hacer o qué podemos aportar para justificar dichos gastos?

A efectos de IVA podremos deducir el IVA soportado de estos gastos si aportamos la factura justificativa, si el gasto está directa y exclusivamente afecto a la actividad y si el IVA de los servicios de restauración (que son los más habituales de los gastos de representación) deriva de un gasto fiscalmente deducible en IRPF e Impuesto de Sociedades.


En el caso del IVA es preciso aportar factura completa o factura simplificada (que tenga los datos del destinatario) cumpliendo con los requisitos del reglamento de facturación. Por este motivo se hace de vital importancia la custodia del soporte documental, aspecto en el que el proceso de digitalización de documentación es de gran ayuda, pues permite la conservación de facturas que antes, con el paso del tiempo se deterioraban por el tipo de tinta utilizada.


A efectos de Gasto: la normativa establece que todo gasto será fiscalmente deducible siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:


* Inscripción contable * Imputación en base al criterio del devengo (mecanización en el momento que se produce la operación con independencia del pago/cobro)


*Justificación documental


*Correlación de ingresos y gastos (vinculados con la obtención de ingresos)


* No tener la consideración de gastos fiscalmente no deducible según algún precepto específico de la Ley del Impuesto de Sociedades. En este sentido el artículo 15 de la normativa, que regula los gastos no deducibles, excluye los gastos de atención a clientes o proveedores, que serán deducibles con el límite del 1% de la cifra de negocios del ejercicio.


En cuanto al 4º requisito tenemos que mencionar que hay una Sentencia del Tribunal Supremo reciente que trae novedades en el sentido de flexibilización de dicha condición, admitiendo que los gastos de atención a clientes, proveedores, personal, promocionales…aunque no tienen una incidencia directa en las ventas persiguen un resultado indirecto y de futuro por lo que considera que se “hallan correlacionados con los ingresos”. De esta manera, tendremos que justificar ante la AEAT la realidad del gasto y que la persona a la que se invita a la comida/cena o se le envía un obsequio es un cliente, proveedor, alguien con quien se colabora…. Este punto se podrá justificar mediante un email, llamada telefónica, que figuren en la cartera de clientes o listado de proveedores….


Haciendo una síntesis, remarcamos la importancia de solicitar factura completa de las transacciones realizadas (extensible a cualquier transacción, no sólo para los gastos de representación) y su custodia, para lo que señalamos la ventaja proporcionada por la digitalización a efectos de evitar el deterioro; así como conservar la justificación de la persona/empresa destinataria del gasto de representación.


Como consejo, recomendamos ponerse en manos de un profesional para un correcto asesoramiento en cuanto a los gastos de representación así como para la atención solvente a posibles comprobaciones por parte de la Agencia Tributaria.


*María Pérez: Asesora Fiscal en Inter Asesoría

Gastos de representación: ¿Cómo justificar su deducibilidad?

Te puede interesar