A partir de 2026, la Agencia Tributaria exigirá a todas las empresas y autónomos que utilizan sistemas informáticos para emitir facturas que se adapten a un nuevo reglamento diseñado para reforzar la lucha contra el fraude fiscal. Este cambio supondrá una transformación significativa en la forma en que se emiten y conservan las facturas, incorporando nuevas medidas de control, trazabilidad y seguridad.

¿Qué cambia exactamente?
La reforma se enmarca en el desarrollo de la Ley 11/2021 de medidas contra el fraude fiscal, que establece la obligación de utilizar programas de facturación que garanticen la inalterabilidad de los registros. Es decir, una vez emitida una factura, deberá generarse un registro electrónico con información detallada —incluidos datos técnicos y el contenido completo de la factura— que no pueda ser modificado ni eliminado.

Cada factura deberá incorporar además un código QR, con el objetivo de facilitar su verificación tanto por parte del cliente como de la Agencia Tributaria. Este QR indicará si la factura ha sido remitida al organismo (verde), si está bajo una modalidad interna de registro (amarilla), o si no se trata de un documento oficial (gris).

¿A quien afecta?
La obligación afecta a todos los empresarios y profesionales, tanto personas físicas como jurídicas, que utilicen programas informáticos de facturación. Se excluyen los contribuyentes que emiten exclusivamente facturas en papel, los que no facturan, así como aquellos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) y los contribuyentes residentes en el País Vasco o Navarra, que cuentan con sus propios sistemas tributarios.

Dos modalidades de cumplimiento: Verifactu o no Verifactu.

El reglamento prevé dos formas de cumplimiento:

1. Modalidad Verifactu: 
El sistema de facturación envía automáticamente cada registro de factura a la Agencia Tributaria, que se encarga de su custodia.

2. Modalidad no Verifactu:
El contribuyente conserva los registros en su propio sistema, asumiendo la responsabilidad de garantizar su integridad, trazabilidad y conservación.

La Agencia Tributaria recomienda claramente la opción Verifactu, ya que simplifica los requisitos técnicos y permite al contribuyente beneficiarse de mayores facilidades, como el borrador automatizado de los libros registro.

Además, para aquellos autónomos que gestionan su actividad de forma muy básica y no utilizan software, Hacienda pondrá a su disposición un formulario gratuito en su sede electrónica para la emisión de facturas bajo el sistema Verifactu.

Calendario de entrada en vigor.
Desde el 29 de julio de 2025, los fabricantes de software solo podrán comercializar programas adaptados al nuevo reglamento.En cuanto a los contribuyentes:

Para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, la obligación de utilizar software adaptado comenzará el 1 de enero de 2026.

Para autónomos y otros profesionales, el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2026.

¿Y si no se cumple con la normativa?
Las sanciones por el incumplimiento de esta normativa pueden ser elevadas. Los proveedores de software no autorizado podrán enfrentarse a multas fijas de hasta 150.000 euros por ejercicio. Los usuarios que mantengan o utilicen software no adaptado pueden recibir sanciones de hasta 50.000 euros anuales.

Facturación electrónica y registro de facturas: ¿son lo mismo?
Es importante no confundir esta obligación con la futura factura electrónica obligatoria derivada de la Ley Crea y Crece, que tiene como finalidad combatir la morosidad entre empresas. Esta medida afectará únicamente a operaciones entre empresas con una facturación anual superior a los ocho millones de euros y su entrada en vigor está prevista, en el mejor de los casos, para 2027 o 2028.

Una oportunidad para optimizar la gestión fiscal.
Más allá de la mera obligación, esta transformación representa una excelente oportunidad para avanzar en la profesionalización y digitalización de los procesos administrativos, además de optimizar la fiscalidad de los negocios. Desde mi posición como asesora de empresas, nuestro compromiso es acompañar a nuestros clientes en esta transición.

Es fundamental revisar el software que utilizan, evaluar la modalidad de cumplimiento más conveniente (Verifactu o no Verifactu), formar a su personal y asegurar una implantación ordenada y a tiempo. Anticiparse a estos cambios no solo les permitirá evitar posibles sanciones y sobresaltos, sino que también mejorará la eficiencia interna de sus negocios. Esta adaptación es un paso ineludible hacia el futuro de la gestión fiscal en España, y bien gestionada, puede convertirse en una ventaja competitiva clave para su crecimiento y sostenibilidad a largo plazo.

*Noelia Puceiro es la 
directora de INTER Asesoría